建築業界の働き方改革を進めるにあたって、グリーンサイトを利用する会社は増えています。
グリーンサイトという言葉を聞いたことがあるもののどのようなサービスなのかわからない、どんなメリットがあるのかわからないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。
本記事では、建築業の業務改善に役立つグリーンサイトの詳細と利用するメリットを紹介します。
今後労働人口減少が懸念されている建築業界において、業務効率化を目指したい方はぜひ参考にしてみてください。
グリーンサイトとは
グリーンサイトとは、通称グリーンファイルと呼ばれる労務や安全衛生に関する施工体制台帳、労務安全書類を電子化し、クラウド上で管理できるサービスです。
グリーンサイトに登録している企業ならサイト上で閲覧や作成ができる会員制のサービスで、書類作成やデータ入力、管理の手間が省けることで建築業界で注目を集めています。
大手の元請会社だけでなく下請会社も登録しており、相互のやり取りを可能にすることで従業員の負担や企業のコストをカットできます。
建築業界とグリーンサイトの関係
建築業界でグリーンサイトがなぜ注目されているのか、詳しい理由をチェックしていきましょう。
業務の効率化には欠かせない
グリーンサイトを利用することで、業務の効率化が可能になります。
建築業界には書類が必要な業務も多く、一から作成したり郵送で送りあったりすることで余計な時間や手間がかかります。
書類が間違っていると最初からやり直しになってしまい、現場の業務に影響が出る可能性もあります。
グリーンサイトを利用して書類を作成すれば、書類作成に関する時間や手間を大幅にカットすることが可能です。
建築業界は労働人口の減少や高齢化が深刻に進んでおり、今後も業務効率化は欠かせないポイントになっていきます。グリーンサイトを導入すれば、これらの問題の解決に一歩近づくでしょう。
すでに多くの企業が導入している
グリーンサイトは、大手企業で500社程度、下請会社は10万社程度が導入しています。
会社間で相互にやり取りをスムーズにできるため、多くの企業が登録しています。
今後も登録企業は増え続けることが予想され、反対に登録していない企業は業務を行いにくくなる可能性もあるでしょう。
今後義務化される可能性も考えられる
グリーンサイトへの登録は義務ではありませんが、今後義務化される可能性があります。
建築業界の業務を効率化するだけでなく書類のやり取りを安全にできるグリーンサイトは、建築業界で大きく注目を集めています。
今後働き方改革が進むにつれて、義務化される可能性は十分にあるでしょう。
現在は登録は強制ではありませんが、早くから操作方法に慣れておくためにも、早めに登録を済ませることがおすすめです。
建築業界企業がグリーンサイトに加入するメリット
建築業界の企業がグリーンサイトに加入するメリットを見てみましょう。
いつでもどこでも書類作成できる
グリーンサイトに登録していれば、パソコン一つでいつでもどこでも書類を作成することが可能です。
現場で書類を作成しそのまま送信したり、出張先から書類を確認したりすることが可能です。
一度事務所に戻って書類作成をする必要がないので、従業員の労働時間の短縮やテレワークの導入などに活用することもできます。
働き方改革を進めるにあたり、場所にとらわれず業務ができる方法を取り入れることは大切です。
書類作成の時間を短縮できる
グリーンサイトを利用すれば、書類作成にかかる業務の時間を短縮できます。
グリーンサイトには一度入力したデータや情報がそのまま保存されるので、同じデータを何度も入力する必要がなくなります。
さらに、グリーンサイトでは書類の入力項目が明確になっており、どこに何を入力すればいいのかが非常にわかりやすいです。
書類作成経験が浅い新人でも短時間で完璧な書類を作成でき、教育にかかるコストを削減することも可能です。
書類作成のミスをなくせる
グリーンサイトで書類を作成すると、ミスや記入漏れをシステムが自動的に把握し指摘してくれます。
指摘された部分を修正していけば自動で完璧な書類を作成できるので、ミスをなくすことが可能です。
従来はミスに気づかないまま書類を提出し、戻されて修正して提出し…と、書類に大幅な時間がかかっていました。
ですがグリーンサイトを活用すれば、書類を作成する側、確認する側双方の時間を有効活用できます。
セキュリティ対策になる
グリーンサイトはセキュリティ対策にも有効です。
紙の書類は紛失、焼失、盗難などのリスクがありますが、クラウド上に保存できるグリーンサイトはこれらのリスクがありません。
もちろんグリーンサイト自体のセキュリティは重要ですが、自社で管理する必要がなくセキュリティ専門の部署もあるグリーンサイトなら、より強固なセキュリティを期待できるでしょう。
書類を保管する場所が不要になる
グリーンサイトはクラウド上で書類を保存するため、紙の書類を保存するスペースが不要になります。
スペースを有効活用できる、インク、用紙、ファイルなどのコストカットができるといったメリットもあります。
また、検索窓に探したい書類の名前を入力すればすぐに探せるので、膨大なファイルの山から目的の書類を探し出す手間もカットすることが可能です。
建築業界企業がグリーンサイトに加入するデメリット
グリーンサイトを利用するにはデメリットもあります。実際に登録するまでに、懸念事項も確認しておきましょう。
コストがかかる
グリーンサイトに登録するにはコストがかかります。
グリーンサイトを利用するには、初期費用と年間利用料がかかるのが一般的です。
また、元請会社と下請会社では利用料金も違うため、事前にいくらのコストが必要か確認しておく必要があります。
元請会社の場合、初期費用は1万円程度、年間利用料は5,000～1万円程度です。
パソコンの知識が必要
グリーンサイトを利用するには、当然ですがパソコンの知識が必要です。
簡単な入力作業ができれば十分ですが、社内に高齢者が多くパソコンを使いこなせない人が多い場合は一から丁寧に指導する必要があります。
また、事務所だけでなく現場や出張先からもグリーンサイトにアクセスするためにはネット環境も必要です。
会社でポケットWi-Fiを提供するなどのコストも忘れないようにしておきましょう。
操作方法に慣れるまで時間がかかる
グリーンサイトは一度操作方法を理解すればあとは簡単ですが、初めて利用する人にとっては慣れるまで時間がかかる可能性があります。
とくにグリーンファイル関連の書類に詳しくない人や、パソコン操作に不慣れな人が担当する場合は、時間がかかることも把握しておきましょう。
ですが、不慣れな人でも何度も操作を続ければ、紙での書類作成よりもスムーズに作業を進められるようになるでしょう。
グリーンサイトで建築の業務を効率化しよう
建築業界の書類作成の作業を効率化する、グリーンサイトを紹介しました。
グリーンサイトは会社間での書類のやり取りをスピーディーにできるだけでなく、ミスを減らせる、物理的なスペースやコストカットになるなどのメリットを多数持ち合わせています。
従業員の手間や企業の負担を減らすためにも、グリーンサイトを業務に有効活用しましょう。
建築業界の業務効率化については、以下の記事でも解説しています。土木工事における業務効率化を考えたい方は、こちらも参考にしてみてください。